Nowa strona szkoły krok po kroku — jak przejść ze starej strony bez chaosu

Stara strona szkoły zwykle nie „psuje się” z dnia na dzień. Po prostu z roku na rok coraz trudniej coś na niej znaleźć, nikt już nie pamięta hasła do panelu, a na telefonie wygląda jak zmniejszona gazeta. W końcu przychodzi decyzja: robimy nową.

Poniżej opisujemy, jak przeprowadzić zmianę spokojnie — tak, żeby nie zgubić ważnych dokumentów, nie stracić pozycji w Google i żeby sekretariat od pierwszego dnia wiedział, jak z nowej strony korzystać.

Sześć etapów zmiany strony — od rozmowy do uruchomienia.

Etap 1. Rozmowa i przegląd obecnej strony

Na początku warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

• Czego rodzice najczęściej szukają i o co najczęściej dzwonią do sekretariatu? To najlepsza wskazówka, co ma być na wierzchu.
• Kto będzie prowadził stronę? Sekretariat, jeden nauczyciel, wszyscy wychowawcy?
• Co działa dobrze, a co wszystkich denerwuje na obecnej stronie?
• Jakie są obowiązki formalne — deklaracja dostępności, BIP, RODO?

Dobrze też sprawdzić, kto ma dostęp do domeny (adresu strony) i do obecnego serwera. Zaskakująco często okazuje się, że domenę zarejestrował kiedyś były nauczyciel informatyki na swoje dane — lepiej odkryć to na początku niż w dniu uruchomienia.

Etap 2. Mapa treści — co zostaje, co znika

Stare strony szkół mają często kilkaset podstron: aktualności sprzed dekady, regulaminy w trzech wersjach, zakładki, do których nikt nie zagląda. Zamiast przenosić wszystko jak leci, zróbcie spis treści do zachowania:

• zostaje — aktualne dokumenty, rekrutacja, kontakt, kadra, najważniejsze aktualności z ostatnich lat,
• łączymy — np. pięć podstron o historii szkoły w jedną,
• archiwizujemy lub usuwamy — nieaktualne komunikaty, stare wersje dokumentów, puste zakładki.

Na tej podstawie powstaje nowe, krótsze menu, ułożone według pytań rodziców. Więcej o tym, co powinno się w nim znaleźć, piszemy w artykule Co powinno być na stronie internetowej szkoły i przedszkola.

Etap 3. Projekt w barwach szkoły

Projekt graficzny to nie tylko kolory i logo. Już na tym etapie sprawdzamy kontrast tekstu, wielkość czcionki i wygląd na telefonie, żeby strona od początku spełniała wymagania WCAG 2.1 AA. Poprawianie dostępności w gotowej stronie jest znacznie droższe niż zaprojektowanie jej dobrze od razu.

Dyrekcja zatwierdza zwykle wygląd strony głównej i jednej podstrony z treścią — reszta wynika z nich.

Etap 4. Budowa strony i przeniesienie treści

Teraz powstaje strona z modułami potrzebnymi placówce: aktualności, kalendarz, plan lekcji, dokumenty, galeria, a w przedszkolu jadłospis i grupy. Równolegle przenosimy treści według mapy z etapu 2.

Przy przenoszeniu warto od razu poprawić to, co blokowało dostępność:

• dokumenty skanowane jako obrazki zastąpić plikami z tekstem,
• dodać opisy do zdjęć, które coś przekazują,
• zamienić jadłospisy i plany zajęć ze zdjęć na tekst lub tabele.

Etap 5. Szkolenie

Najlepsza strona na nic się nie zda, jeśli nikt nie będzie umiał jej prowadzić. Szkolenie najlepiej robić na prawdziwych treściach placówki, a nie na przykładach „lorem ipsum”: dodajemy razem aktualność ze zdjęciem, podmieniamy dokument, zmieniamy godziny pracy sekretariatu.

Po szkoleniu każda osoba publikująca treści powinna umieć samodzielnie dodać wpis w kilka minut. Wskazówki, jak pisać dobre wpisy, zebraliśmy w artykule Jak pisać aktualności na stronie szkoły.

Etap 6. Uruchomienie i przekierowania

Dzień uruchomienia to moment, w którym najłatwiej coś zgubić. Lista rzeczy do sprawdzenia:

1. Adres strony (domena) wskazuje na nowy serwer, a strona działa pod adresem z https:// — z certyfikatem bezpieczeństwa.
2. Stare adresy przekierowują na nowe (tzw. przekierowania 301). Jeśli rodzice mają w zakładkach stary link do planu lekcji, a Google ma w wynikach wyszukiwania stary adres rekrutacji, oba powinny prowadzić do nowych podstron, a nie do błędu „Nie znaleziono strony”. To najważniejszy krok dla widoczności w Google.
3. Formularz kontaktowy wysyła wiadomości na właściwy adres e-mail.
4. Deklaracja dostępności jest zaktualizowana — nowa strona to nowy stan zgodności. Zobaczcie, jak przygotować deklarację dostępności.
5. Stara strona jest wyłączona albo przekierowana, żeby w internecie nie funkcjonowały dwie wersje tych samych informacji.

Dobrze jest też poinformować rodziców o nowej stronie — krótką wiadomością w dzienniku elektronicznym.

Po uruchomieniu

Pierwsze tygodnie to czas drobnych poprawek: ktoś zauważy literówkę w menu, ktoś poprosi o dodatkową podstronę dla samorządu. Dlatego warto mieć ustalone, kto dba o stronę technicznie — aktualizacje, kopie zapasowe, bezpieczeństwo — i do kogo zwrócić się z pytaniem.

Ile to trwa?

Czas zależy głównie od ilości treści i od tego, jak szybko placówka zatwierdza kolejne etapy. Prosta strona przedszkola powstaje szybciej niż strona zespołu szkół z kilkoma placówkami i dużym archiwum. Najbezpieczniej zaplanować uruchomienie poza okresem rekrutacji i początkiem roku szkolnego — wtedy strona jest najbardziej potrzebna i najmniej chcemy w niej zmian.

Ile kosztuje taka zmiana, opisujemy w artykule Ile kosztuje strona internetowa dla szkoły lub przedszkola.

Przeprowadzimy Was przez to

Każdy z tych etapów robimy razem z placówką: od przeglądu starej strony, przez projekt i przeniesienie treści, po szkolenie i przekierowania w dniu uruchomienia. Napiszcie do nas — zaczniemy od krótkiej rozmowy o Waszej obecnej stronie.